Organisasi tidak dapat mencapai misinya tanpa secara efektif meningkatkan dan mengelola sumber daya keuangan dengan hati-hati. Jadi, penting untuk memulai waktu untuk merefleksikan hal tersebut dalam misi organisasi, dan mengapa hal itu penting bagi proses operasionalisasi organisasi.
Webinar ini menghadirkan Stan Swim dari Bill of Rights Institute.* Stan sebelumnya menjabat sebagai presiden GFC Foundation, sebuah yayasan pemberi hibah yang berbasis di Utah. Dia adalah analis senior untuk Probity Advisors, penasihat investasi terdaftar di Dallas, Texas.
Stan mengatakan, bahwa manajemen keuangan yang baik adalah tentang memanfaatkan sumber daya yang dimiliki untuk mencapai misi organisasi. Kami akan menyoroti beberapa praktik inti yang dapat digunakan tim Anda untuk mengelola keuangan secara efektif. Tetapi, kami juga akan berpendapat bahwa manajemen keuangan bukan hanya tentang angka, itu adalah alat untuk kerja tim. Demikian paparan Stan dalam webinar tersebut.
Berkaitan dengan hal itu, aspek yang harus dipahami adalah bahwa ada tiga grup pengguna utama untuk informasi keuangan organisasi : Pertama, dewan yang memiliki tanggung jawab fidusia untuk organisasi, dan salah satu alat terpenting mereka adalah persetujuan dan pemantauan anggaran. Kedua, manajemen, yaitu tim kepemimpinan membangun dan mengusulkan anggaran kepada dewan. Setelah disetujui oleh dewan, itu adalah dokumen yang mengatur dan harus menjadi bagian reguler dari proses perencanaan dan pengambilan keputusan. Ketiga, anggota tim di mana individu dapat memberikan kontribusi yang lebih baik untuk keberhasilan organisasi ketika mereka memahami bagian dari anggaran yang menjadi tanggung jawab mereka, dan mereka memiliki alat untuk membuat keputusan yang sesuai.
Stan mengungkapkan bahwa penting untuk dipahami jika membangun anggaran bukan hanya tentang menghitung biaya yang diperlukan untuk melakukan sesuatu. Ini tentang mencari cara untuk mendapatkan lebih banyak dari sumber daya yang dimiliki, cara membuka peluang baru, cara menanggapi kejutan buruk. Memikirkan berbagai hal baik dan buruk yang dapat terjadi, dan bagaimana hal itu akan memengaruhi anggaran Misalnya, jika penggalangan dana datang 10% di bawah proyeksi, tidak semua biaya organisasi akan disesuaikan dengan 10% yang sama. Organisasi tidak akan dapat mengubah sewa dengan mudah, jadi hal-hal seperti kepegawaian dan perjalanan, atau bahkan keseluruhan program, mungkin akan sangat berpengaruh.
Oleh karena itu, perlu juga melakukan tindakan sisi baliknya, yaitu dengan membuat rencana untuk apa yang dapat dilakukan dengan potensi penghasilan tambahan dan membuat peluang baru.
Hal lain yang tidak kalah penting adalah menyoroti prinsip-prinsip kontrol, yaitu: Pertama, anggaran harus disetujui oleh dewan. Ini penting untuk tugas fidusia mereka dan untuk manajemen organisasi yang baik. Ketika anggaran disajikan kepada dewan, itu adalah strategi organisasi dalam jumlah – sebagai tim yang mengusulkan anggaran, memperjelas tentang keputusan strategis utama yang mendorong angka. Bersiaplah untuk pertanyaan mereka, termasuk siap untuk mendiskusikan alternatif berdasarkan perubahan strategi atau perubahan pendapatan.
Kedua, setelah anggaran disetujui oleh dewan, pengeluaran harus diperiksa terhadap acuan anggaran. Ini harus dilakukan dengan menggunakan proses terdokumentasi dan standar yang secara konsisten. Menggunakan proses semacam ini memastikan bahwa dana digunakan untuk tujuan yang disetujui. Ketiga, perlunya tinjauan rutin di mana dokumen kerja harus menginformasikan rapat dan keputusan sepanjang tahun terkait anggaran. Pastikan cukup banyak orang yang terlibat dalam perbincangan tersebut sehingga anggaran dipahami secara luas.
Anggaran adalah strategi organisasi dalam jumlah, jadi ada baiknya jika banyak orang menyadari sepenuhnya anggaran, cara kerjanya, dan bagaimana anggaran mencerminkan strategi prioritas.
Keempat, harus memutuskan seberapa luas informasi keuangan akan dibagikan untuk menjaga transparasi.Kelima, kebijakan untuk menyetujui anggaran, menangani persetujuan pengeluaran, dan mengelola kas harus ditulis dan staf yang terkait harus meninjaunya secara teratur. Auditor harus meninjau kebijakan tersebut dan dapat merekomendasikan perubahan dari waktu ke waktu.
Akhirnya, dari webinar di atas, pelajaran yang dapat diambil adalah sangat penting untuk melakukan dan memahami bagaimana manajemen terkait alokasi anggaran organisasi. Hal ini bisa dilakukan dengan berbagai macam cara yang tepat, termasuk bagaimana hal ini dapat direalisasikan dengan tepat dalam konteks menjalankan organisasi.
* Sumber: https://ana.atlasnetwork.org/learn/course/43/play/228/webinar-managing-the-money-before-it-manages-you-how-to-be-proactive-about-your-financial-management. Diakses pada 25 Januari 2023, pukul 10.00 WIB.
Galang Taufani adalah Managing Editor di Suara Kebebasan. Galang adalah lulusan program Sarjana Hukum (2013) dan Magister Hukum (2016) di Fakultas Hukum Universitas Diponegoro Semarang. Sebelum bergabung di Suara Kebebasan, Galang pernah bekerja sebagai wartawan, peneliti, dan dosen sejak tahun 2013. Galang menulis banyak karya berupa buku, jurnal, dan artikel ilmiah. Bidang yang digeluti olehnya, yaitu adalah bidang Hukum, Kebijakan Publik, Pajak, Filsafat, dan Sastra.
